LE CONTRÔLE INTERNE DANS UN ÉTABLISSEMENT DE MICROFINANCE

Le contrôle interne dans   un établissement de microfinance

Les contrôles internes sont définis par l’existence de risques.

Il est essentiel de commencer par établir la cartographie des risques et la hiérarchisation de ces risques. Plus le risque est élevé, plus il peut être destructeur, plus l’établissement de microfinance va chercher à s’en protéger et cela passe souvent par des contrôles internes adaptés.

L’audit interne aide à repérer les principaux risques auxquels l(établissement de  microfinance est exposée, notamment :

• Risque de crédit (impayés, surendettement des clients)
• Risque opérationnel (erreurs, fraudes, défaillances des procédures)
• Risque financier (liquidité, mauvaise gestion de trésorerie)
• Risque de conformité (non-respect des lois et réglementations)
• Risque réputationnel

Il évalue leur probabilité et leur impact afin de prioriser les actions.

Le contrôle interne s’effectue en plusieurs niveaux bien distincts :

1 L’auto contrôle du titulaire du  poste

Le premier contrôle reste bien de s’assurer de l’auto contrôle du titulaire du poste qui doit vérifier ses propres opérations, faire ses ajustements périodiques, ne clôturer une  caisse  qu’une fois qu’il s’est assuré qu’il n’y avait pas d’erreurs.

2 Le contrôle interne : le contrôle de premier niveau par le hiérarchique

Le contrôle de premier niveau est effectué par le hiérarchique de l’agent.

Cela fait partie intégrante de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer de la qualité du travail de son subordonné.

3 Le contrôle interne : le contrôle par le contrôleur permanent

Le contrôle de second niveau est un dispositif de l’institution de microfinance, défini et mis en œuvre sous la responsabilité de la direction générale , qui  contribue à la prévention des risques

Il est effectué par un contrôleur interne indépendant du hiérarchique

Les contrôles en agence porteront prioritairement sur :

1. La qualité des contrôles de premier niveau
2. Le contrôle de conformité des ouvertures de comptes
3. La qualité des dossiers de demande de crédit
4. La vérification des existants (caisse, caisse GAB, cartes, chèques…)
5. La maitrise des opérations suspectes au sens du blanchiment et de la lutte contre l’argent du terrorisme.
6. La sécurité de l’archivage quotidien
7. La sécurité des accès et la surveillance des locaux

 Comment travaille le contrôleur permanent ?

Le contrôleur permanent est présent dans l’agence et effectue des vérifications préprogrammées et signale tout ce qui ne se passe pas bien ou qui ne respecte pas la procédure.

Les contrôleurs permanents ont a réaliser un certain nombre de contrôles désignés  les PCO « points de contrôles obligatoires »

Pour chaque contrôle réalisé, ils font une évaluation chiffrée qui va de 1 la procédure est parfaitement respectée à 4 La procédure n’est pas respectée. Les fiches PCO sont ensuite transmises à la direction du contrôle permanent.

4 Les contrôles intermittents de second niveau par les inspecteurs

Les contrôles internes intermittents sont réalisés par des inspecteurs. Périodiquement une mission d’inspection se rend à l’agence pour une durée généralement d’une semaine complète afin d’examiner l’ensemble des opérations qui y sont effectuées.

5 La mission d’audit interne

L’audit interne évalue  l’efficacité du système de contrôle interne en vérifiant si les procédures et politiques mises en place sont adaptées, correctement appliquées et suffisamment sécurisées. Cette évaluation permet de prévenir les dysfonctionnements et de limiter les risques de fraude, d’erreurs et de détournements.

Par ailleurs, l’audit interne veille au respect des lois, règlements et normes qui encadrent les activités de microfinance, réduisant ainsi les risques de sanctions et de perte de crédibilité.

Bien comprendre la nécessité du contrôle interne

Une  Institution de Micro-Finance (IMF) reçoit des dépôts  de ses clients, met en place des crédits,  suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes…

Pour limiter ces risques, les IMF mettent en place un système de contrôle  lequel constitue  une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un  fondement incontournable pour un  fonctionnement sûr et prudent de l’institution.

Pour la zone Afrique Centrale, selon  les règlements CEMAC / COBAC, relatif aux conditions d’activité des établissements de microfinance, les institutions de microfinance sont tenues de se doter de la structure minimale de contrôle constituée de :une fonction audit interne, un ou deux commissaires aux comptes. Les institutions de microfinance mutualistes doivent être en outre dotées d’un organe de contrôle.

Document de référence :  Règlement N°01/02/CEMAC/COBAC relatif aux conditions d’exercice et de contrôle de l’activité de microfinance dans la zone CEMAC

 Le rôle du  contrôle interne consiste à :

– vérifier la conformité des opérations, de l’organisation et des procédures internes à la réglementation en vigueur, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations de l’organe exécutif ;

– vérifier le respect des limites fixées en matière de prise de risques, notamment pour les crédits à la clientèle et les opérations avec d’autres établissements de crédit ;

– veiller à la qualité de l’information comptable et financière, en particulier aux conditions de conservation et de disponibilité de cette information. (source COBAC)

Le  système de contrôle interne fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous  les niveaux de l’institution, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections.

Des insuffisances très fréquentes dans les dispositifs de contrôle interne

Du fait de leur  origine sociale, les institution de microfinance , ont tardé à se doter de systèmes de contrôles rigoureux comparables à ceux des banques. Le contrôle est plutôt apparu consécutivement à la découverte d’erreurs ou de fraudes ou à la suite de missions de l’autorité nationale en charge du contrôle des IMF. La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des IMF.

Pourtant c’est bien le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.   Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des IMF sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs. Il  arrive parfois  des situations où ce sont les autorités en charge du suivi des IMF qui ont pu détecter ou mettre en évidence des malversations, ce qui a quelquefois conduit à la faillite ou la mise sous administration provisoire d’importantes institutions.

De plus, dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus),  Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir la où les risques sont les plus élevés.

Il apparaît clairement que les systèmes de contrôle interne de la majorité des institutions de microfinance demeurent perfectibles. À cet effet, une formation aux métiers du contrôle interne dans les institutions de microfinance est proposée ci-dessous.

http://www.ecole-de-la-microfinance.com/formations-en-banque-et-en-microfinance/le-controle-interne-en-banque-et-en-microfinance/

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Du 30 Mars 2026 au 3 Avril 2026 à NANTES ( FRANCE).