Le contrôle interne dans un établissement de microfinance

posté le 26 mai 2016 par Michel dans Aspects techniques de la microfinance Les bureaux d'une IMF Michel HAMON NANTES

Introduction au contrôle interne

Une  Institution de Micro-Finance (IMF) reçoit des dépôts  de ses clients, met en place des crédits,  suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes…

Pour limiter ces risques, les IMF mettent en place un système de contrôle  lequel constitue  une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un  fondement incontournable pour un  fonctionnement sûr et prudent de l’institution.

Pour la zone Afrique Centrale, selon  les règlements CEMAC / COBAC, relatif aux conditions d’activité des établissements de microfinance, les institutions de microfinance sont tenues de se doter de la structure minimale de contrôle constituée de :une fonction audit interne, un ou deux commissaires aux comptes. Les institutions de microfinance mutualistes doivent être en outre dotées d’un organe de contrôle.

Document de référence :  Règlement N°01/02/CEMAC/COBAC relatif aux conditions d’exercice et de contrôle de l’activité de microfinance dans la zone CEMAC

 Le rôle du  contrôle interne est de  :

– vérifier la conformité des opérations , de l’organisation et des procédures internes à la réglementation en vigueur, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations de l’organe exécutif ;

– vérifier le respect des limites fixées en matière de prise de risques, notamment pour les crédits à la clientèle et les opérations avec d’autres établissements de crédit ;

– veiller à la qualité de l’information comptable et financière, en particulier aux conditions de conservation et de disponibilité de cette information. (source COBAC)

Le  système de contrôle interne fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous  les niveaux de l’institution, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections.

 

Des insuffisances très fréquentes dans les dispositifs de contrôle interne

 

Du fait de leur  origine sociale, les institution de microfinance , ont tardé à se doter de systèmes de contrôles rigoureux comparables à ceux des banques. Le contrôle est plutôt apparu consécutivement à la découverte d’erreurs ou de fraudes ou à la suite de missions de l’autorité nationale en charge du contrôle des IMF. La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des IMF.

Pourtant c’est bien le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.   Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des IMF sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs. Il  arrive parfois  des situations où ce sont les autorités en charge du suivi des IMF qui ont pu détecter ou mettre en évidence des malversations, ce qui a quelquefois conduit à la faillite ou la mise sous administration provisoire d’importantes institutions.

De plus, dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus),  Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir la où les risques sont les plus élevés.

A l’évidence,  les systèmes de contrôle interne de la majorité des  IMF  sont perfectibles.

 

 Une institution de microfinance  a besoin d’un dispositif  de contrôle   permanent et fiable.

 

Le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une entreprise et fait partie intégrante de son organisation

La direction de l’entreprise est responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre les objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne est l’affaire de tous, et en tout premier lieu des opérationnels eux-mêmes, et ce dans tous les processus (achats et frais généraux , opérations de caisse, étude d’un dossier de crédit, recouvrement, trésorerie …..)

La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des institutions de microfinance et de leurs agences (risques de fraudes, erreurs, retards, pertes, laxisme…).

Dans une institution de microfinance, la gestion efficace des risques consiste à analyser avec attention toutes les expositions aux risques et à rechercher les moyens  pour les réduire.

On note 3 niveaux complémentaires de contrôle :

 

  1. L’auto contrôle du titulaire du poste
  2. Le contrôle interne
  3. Le contrôle externe

 

1 L’auto contrôle du titulaire du  poste

Le premier contrôle reste bien de s’assurer de l’auto contrôle du titulaire du poste qui doit vérifier ses propres opérations, faire ses ajustements périodiques, ne clôturer une  caisse  qu’une fois qu’il s’est assuré qu’il n’y avait pas d’erreurs.

 

2 Le contrôle interne : le contrôle de premier niveau par le hiérarchique

Le contrôle de premier niveau est effectué par le hiérarchique de l’agent.

Cela fait partie intégrante de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer de la qualité du travail de son subordonné.

3 Le contrôle interne : le contrôle par le contrôleur interne

Le contrôle de second niveau est un dispositif de l’institution de microfinance, défini et mis en œuvre sous la responsabilité de la direction générale , qui  contribue à la prévention des risques

Il est effectué par un contrôleur interne indépendant du hiérarchique

Les contrôles en agence porteront prioritairement sur :

  1. La qualité des contrôles de premier niveau
  2. Le contrôle de conformité des ouvertures de comptes
  3. La qualité des dossiers de demande de crédit
  4. La vérification des existants (caisse, caisse GAB, cartes, chèques…)
  5. La maitrise des opérations suspectes au sens du blanchiment et de la lutte contre l’argent du terrorisme.
  6. La sécurité de l’archivage quotidien
  7. La sécurité des accès et la surveillance des locaux

 

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6 commentaires pour
“Le contrôle interne dans un établissement de microfinance”

  1. Mansour Mbengue dit :

    Bonjour,
    je suis un responsable de contrôle interne et je trouve cet article trés trés pertinent et c’est un plaisir de voir de telles contributions pour promouvoir le contrôle dans nos IMF.

    1. Michel dit :

      J’ai le plaisir de vous adresser ci-joint le catalogue des formations qui sont proposées au second semestre 2016 par l’école de la microfinance.
      [wpdm_package id='1822']
      L’objectif des formations c’est de vous permettre d’être plus performant au quotidien dans vos activités, c’est permettre de relever les nombreux défis pour que les services financiers ou non financiers rendus par nos institutions de microfinance à nos publics soient plus pertinents, plus efficaces et plus efficients.

      Etre cadre, salarié ou dirigeant dans un organisme de microfinance , c’est exercer ses fonctions dans des techniques professionnelle complexes, en évolution réglementaire, et soumises à une forte concurrence.

      Parce que les attentes sont fortes, les réponses en terme de formation des cadres dirigeants doivent être à la hauteur. C’est notre ambition de vous accompagner dans les défis que vous vivez au quotidien des activités commerciales, de l’organisation des agences, au pilotage, en passant par la sélection des dossiers crédits, par le recouvrement, la gestion au quotidien, le contrôle interne…

      Le catalogue de l’école de la microfinance pour le second semestre 2016 de la formation est le reflet de notre engagement.

      N’hésitez pas à nous interroger par rapport à nos formations et à nos possibilités d’intervenir directement dans vos locaux.

      Michel HAMON
      L’école de la Microfinance
      10 Rue Paul Dubois – NANTES (France)
      Tel 33 2 40 47 06 32 ou 33 6 52 59 32 37
      http://www.ecole-de-la-microfinance.com

  2. Handza Luc Flavien dit :

    bonjour,
    je suis Dirigeant d’un EMF ,vos articles sur le contrôle dans les EMF sont un grand apport pour éviter les dérapages de certains dirigeants et leurs collaborateurs.

  3. LAHPAH Christelle dit :

    Merci beaucoup pour votre article. je l’ai trouvé très intéressant. En effet je viens tout juste d’être recruté comme contrôleur interne dans une IMF et c’est ma toute première expérience avec les EMF. Donc j’hésite pas à lire tout ce qui concerne le Contrôle Interne dans ce type de structure.

  4. abacar Ahamadi dit :

    je suis responsable du controle interne dans une institution de microfiance aux Comores votre articles me porte bcp de souvenirs

  5. abacar Ahamadi dit :

    je suis responsable du contrôle interne dans une institution de micro-finance aux Comores votre articles me porte beaucoup de souvenirs et merci pour votre contribution dans ce domaine

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