LA PAYE DANS UNE ASSOCIATION

posté le 31 mai 2018 par Michel dans Actualités, Formations prochaines en COMPTABILITE formation à la paye dans ue entreprise

La rémunération du personnel dans une association.

 

Les charges de personnel constituent une part particulièrement importante de l’ensemble des charges qu’enregistrent les associations. Elles sont constituées de deux éléments : les salaires (rémunérations) d’une part, et les charges sociales d’autre part.

Une association employant des salariés est soumise au Code du Travail et doit délivrer des bulletins de salaires et payer des cotisations sociales et fiscales

Il n’existe pas une forme imposée du bulletin de paye, mais par contre certaines informations doivent obligatoirement être présentes sur ce document.

Les associations peuvent utiliser le dispositif chèque emploi associatif qui se présente comme un chéquier et permet de régler les salaires et d’établir les volets sociaux pour les déclarations sociales.

Les associations peuvent recourir à un prestataire qui établira leurs bulletins de salaires.

Elles peuvent également acquérir un logiciel de paye (exemple CIEL PAYE) qui leur donne ainsi toute la maitrise du dispositif de paye.

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La présentation d’un logiciel de paye (exemple avec le logiciel CIEL PAYE)

 

 

Première partie : l’identification de l’employeur et du salarié

 

 

 

1 L’identification de l’association

 

Dans le logiciel de paye, il est nécessaire de créer le dossier de la société : pour cela il faut paramétrer les informations nom, adresse, téléphone, forme juridique, n° SIRET, NACE, n° Urssaf.

Suite à la première déclaration unique d’embauche envoyée à l’Urssaf, l’URSSAF communique à tous les organismes les éléments nécessaires concernant l’association.

L’Urssaf attribue et communique à l’association son immatriculation à la Sécurité sociale sous la forme d’un numéro d’Urssaf.

Il convient de mentionner à quels organismes ont été versées les cotisations sociales retenues sur le salaire ainsi que le lieu du versement. Ces informations seront utiles au salarié, au moment de la retraite ou en cas de contestation.

Le paramétrage comprend l’information de l’exercice comptable en cours, le nombre d’heures normales par mois pour un salarié à temps plein. (Pour la France 151.67 heures).

On paramètre également le nom de la banque et le IBAN du compte bancaire.

 

 

 

2 L’état civil du salarié

 

Le salarié est identifié par son nom, prénom, numéro de sécurité sociale. L’emploi occupé est clairement indiqué ainsi que la référence à la classification de l’emploi.

Outre le nom, prénom, adresse et numéro de Sécurité sociale du salarié, il convient de mentionner l’appellation courante de l’emploi occupé (qui peut être propre à la structure mais, le cas échéant, conforme à la convention collective qui s’applique). Il faut également indiquer la convention collective dont relève l’activité de l’association, et s’il y a lieu, la qualification correspondante dont relève le salarié.

 

 

Seconde partie : Les éléments constituant le montant brut soumis aux cotisations sociales.

 

Cette zone donne le détail de tous les éléments de paye soumis aux cotisations sociales : on y trouve le salaire brut, les heures supplémentaires éventuelles, les primes, l’ancienneté… Tous ces éléments sont cumulés sur une ligne récapitulative désignée « BRUT »

 

 

1 La création d’un ou plusieurs profils de paie

 

Le logiciel défini de profils (exemples profil cadre, profil non cadre, intermittent, commercial…) un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.).

 

Les profils permettent de créer les bulletins d’une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l’ensemble des lignes composant le bulletin.

 

2 La création d’une fiche par salarié puis l’affectation du profil à un salarié

 

Chaque salarié est identifié par un numéro. Une fiche est établie qui reprend les caractéristiques d’identité du salarié et les éléments de sa rémunération. La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l’établissement d’un bulletin ; c’est donc un élément clé dans une gestion de paye.

 

On saisit l’ensemble des éléments permanents de la rémunération brute sur la fiche du salarié comprenant le salaire de base, l’affectation à un profil de paye l’IBAN du salarié,

 

 

3 Les éléments variables de la paye à ajouter ou à déduire

Les salariés peuvent bénéficier de primes, de compléments liés à la pénibilité…

Avant de calculer le montant net à payer au salarié, divers éléments peuvent venir s’ajouter ou se retrancher qui ne font pas partie du salaire brut à partir duquel s’effectue le calcul des cotisations sociales. Il convient donc de les intégrer au niveau du salaire brut.

Sur CIEL PAYE, toutes les informations doivent être saisies directement à partir des bulletins de salaires provisoires. On peut ici agir sur toutes les lignes du bulletin de salaire en ajoutant ou supprimant des informations. Le logiciel a prévu de très nombreux cas d’ajouts ou de suppression de lignes mais il est toujours possible de créer une ligne en sus.

Les absences et congés sont également gérés sur les mêmes écrans. Les dates d’absences sont saisies dans les onglets congés ou repos.

Les absences maladies sont saisies dans les arrêts de travail. Les écrans d’arrêt de travail doivent alors être renseignés des dates de la maladie, de la date de reprise du travail. L’écran demande de préciser s’il s’agit d’une maladie, d’un congé maternité, d’un congé paternité, d’un accident de travail… Un autre écran demande si l’association pratique la subrogation des salaires.

 

 

 

Troisième partie : Les cotisations et les contributions sociales

 

Une association qui embauche un salarié doit s’acquitter du paiement des cotisations sociales, comme n’importe quel employeur. Certaines vont être recouvrées par l’URSSAF et d’autres par un organisme de retraite complémentaire et de prévoyance.

D’autres contributions, la plupart du temps reversées au Trésor public doivent être versées comme la participation à la formation professionnelle continue, à l’effort de construction, la taxe d’apprentissage, et pour les associations qui ne sont pas soumises à la TVA la taxe sur les salaires.

On distingue les cotisations sociales à la charge du salarié et les cotisations à la charge de l’employeur ;

L’ensemble des cotisations figure sur le bulletin de paye avec le mode de calcul conformément au tableau des charges sociales sur salaires que l’on peut récupérer sur le site de l’URSSAF https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/taux-de-cotisations/les-employeurs/les-taux-de-cotisations-de-droit.html

 

 

Les cotisations et les contributions sociales

 

Chaque type de prestation sociale donne lieu à des cotisations calculées sur des assiettes et des taux spécifiques. Il faut indiquer les différents montants qui vont servir de base au calcul des différentes cotisations sociales. Pour un salarié à temps partiel, il faut proratiser les tranches. Les contrats aidés et certains secteurs d’activité bénéficient d’assiettes et/ou de taux de cotisations réduits qu’il faut donc substituer aux assiettes et taux de droit commun.

Le logiciel de paye permet de saisir les cotisations en vigueur par profil de poste. Il faut donc se rendre dans l’onglet Bases Cotisations et saisir l’ensemble des cotisations obligatoires. Le logiciel dispose des principales cotisations et les règles salaires plafonné ou déplafonné ou bien les règles sur la CSG sont déjà paramétrées. Il s’agit donc essentiellement de vérifier que le paramétrage est à jour.

 

 Quatrième partie : la détermination du net à payer et du net imposable

 

 

1 Le net à payer est égal au BRUT moins les retenues salariales.

 2 Le calcul du NET IMPOSABLE

Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations.

C’est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus.

 

3 Le calcul du NET A PAYER

Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d’autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de frais de transports collectifs ou de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable.

Cinquième partie : Les informations diverses

 

Dans cette partie se trouvent diverses informations obligatoires dont :

 

  • La date de paiement du salaire
  • Les cumuls de net à payer, de net imposable.
  • Les dates de congé et le montant de l’indemnité de congés payés lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée
  • Des informations sur le droit à repos compensateur, aux jours de RTT,
  • Les droits acquis au titre du CPF : la case Droit au CPF est accessible dans l’onglet Congés de la fiche salarié.

 

  • La mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

 

  • La nature et le montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport depuis le domicile.

 

Toutes ces informations résultent des paramétrages et des données saisies sur le logiciel pour la période en cours.

 

 

 Sixième partie : Le bulletin de salaire

L’association est tenue d’établir un bulletin de salaire et de le délivrer au salarié, quels que soient le montant et la durée du travail. Et ce, chaque fois que le salaire est versé (tous les mois en général). Le logiciel offre la possibilité d’imprimer facilement des bulletins de salaire propres et conformes.

Une fois établi un modèle de bulletin de salaire pour un salarié, il est possible de générer un bulletin de paie à partir du bulletin précédent

Pour créer les bulletins de salaires de la nouvelle période, il suffit de sélectionner les bulletins de salaire du mois passé, après leur validation puis de demander la création de nouveaux bulletins de salaires.   Les bulletins de salaires du mois sont alors créés à l’identique du mois précédent.

 

Le code du travail oblige les employeurs à conserver le double des bulletins de salaire   pendant 5 ans.  Dans la mesure du possible, les associations conservent les bulletins de salaire sans limitation de durée afin de pouvoir répondre à un salarié des années après en particulier au moment où il va partir en retraite.

 

 Septième partie : L’enregistrement comptable des salaires

 

 

 

 CIEL PAYE génère l’écriture de paye

 

N° mouvement       Code du journal    Date        N° de compte        Libellé     Montant débit        Montant crédit       Numéro de pièce  Code analytique

338          SA           24/05/2018             42100000               Paye de 01 2018                   18852,31 Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             43100000               Paye de 01 2018                   11938,84 Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             43700000               Paye de 01 2018                   2935,91   Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             44300000               Paye de 01 2018                   133,91     Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             63120000               Paye de 01 2018    133,91                    Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             63130000               Paye de 01 2018    586,81                    Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             63340000               Paye de 01 2018    105,63                    Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             64100000               Paye de 01 2018    23472,79                Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             64510000               Paye de 01 2018    8181,78                  Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             64530000               Paye de 01 2018    580,96                    Paye 18/01

338          SA           24/05/2018             64580000               Paye de 01 2018    799,09                    Paye 18/01

 

 

 

L’écriture est transférée sur le logiciel CIEL Compta et entre ainsi dans la comptabilité de l’association.

 

 

Huitième partie : la déclaration DSN mensuelle

 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2016.

Le logiciel de paye vous permet de ne réaliser   qu’une seule transmission mensuelle et dématérialisée.  Les informations sont transmises aux organismes de protection sociale publics et privés selon le secteur d’activité de l’association.

 

Chaque salarié est désigné par une identité unique. Tous les événements propres à chaque salarié (arrêt maladie, congé maternité, paternité, fin de contrat de travail, etc.) sont alors intégrés à cette déclaration mensuelle.

 

 

 

Les employeurs payant des traitements, salaires ou toute forme de rémunération, sont également tenus d’établir une récapitulation annuelle par salarié des sommes versées au cours de l’année écoulée.

Les entreprises sont tenues d’adresser le document informatisé au plus tard pour le 31 janvier de chaque année.

Le format de déclaration dit « DATSU » est identique pour la déclaration annuelle que les employeurs adressent aux services fiscaux et aux organismes de retraites.

 

 

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Du 5/10/2018 au 19/10/2018 la comptabilité dans une association au à ().

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