Une institution de microfinance doit disposer d’un objectif à long terme et décrire clairement l’ensemble de stratégie et les politiques à mettre en place pour atteindre sa cible.
La formation est essentielle pour définir et écrire le plan stratégique, recherche de financements, définition de la politique des crédits, maitrise des risques liés aux activités, le marketing, la comptabilité, la gestion, le développement commercial, le management, …
Il est donc très important, pour le dirigeant ou futur dirigeant, de suivre une formation qui lui permettra de disposer d’une vue globale et d’acquérir des connaissances solides pour bâtir un plan stratégique.
Pour prendre les bonnes décisions, le dirigeant doit disposer des informations pertinentes sur les activités de l’institution notamment au niveau de l’évaluation des risques des opérations ou encore au niveau des taux de remboursement des crédits par la clientèle.
Le dirigeant doit faire exécuter ses instructions par le personnel à sa disposition.
le dirigeant a besoin d’un certain charisme et d’un réel sens de la communication.
Pour parvenir à motiver ses équipes il devra :
Le dirigeant à une mission qui lui a été confiée par le Conseil d’Administration.
Il doit bien sûr être évalué par rapport à sa mission.
Une grille d’évaluation est mise en place en fonction des axes prioritaires du Conseil d’Administration comme par exemple :
La formation a eu lieu à MORONI (Union des Comores) pour les 6 inspecteurs de l’Union des MECK et pour plusieurs MECK: MECK DOMONI; MECK OUANI; MECK MUTSAMUDU; MECK MITSAMIOULI; MECK IVEMBENI; MECK MOHELI.
Les MECK sont constituées en un réseau de 14 caisses de base : 9 caisses à la Grande Comore, 4 à Anjouan et 1 à Mohéli.
Le capital social est détenu entièrement par ses adhérents.
La formation à l’Union des MECK portait sur les contrôles exercés par les hiérarchiques ou contrôle de premier niveau et du contrôle permanent de second niveau réalisé par des contrôleurs internes et par l’inspection (inspecteurs auditeurs).
Une MECK est Une Institution de Micro-Finance (IMF) qui reçoit des dépôts de ses clients, met en place des crédits, suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes…
Pour limiter ces risques, les MECK ont mis en place un système de contrôle lequel constitue une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un fondement incontournable pour un fonctionnement sûr et prudent de l’institution.
Selon les règlements de la Banque Centrale des Comores (BCC), relatif aux conditions d’activité des banques et des établissements de microfinance, les établissements sont tenus de se doter d’un système de contrôle interne constitué de :
Document de référence :
https://banque-comores.km/uploads/DOCUMENTS/R%C3%A8glement_011.pdf
– vérifier la conformité des opérations, de l’organisation et des procédures internes par rapport à la réglementation en vigueur, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations de l’organe exécutif ;
– vérifier le respect des limites fixées en matière de prise de risques, notamment pour les crédits à la clientèle et les opérations avec d’autres établissements de crédit ;
– veiller à la qualité de l’information comptable et financière, en particulier aux conditions de conservation et de disponibilité de cette information.
Le système de contrôle interne fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous les niveaux de l’institution au siège comme dans le réseau, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections.
Formation à la gestion des risques en microfinance
Du fait de leur origine sociale, les institutions de microfinance, ont souvent tardé à se doter de systèmes de contrôles rigoureux comparables à ceux des banques. Le contrôle est plutôt apparu consécutivement à la découverte d’erreurs ou de fraudes ou à la suite de missions de l’autorité nationale en charge du contrôle des IMF. La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des IMF.
Pourtant c’est bien le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions. Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des IMF sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs. Il arrive parfois des situations où se sont les autorités en charge du suivi des IMF qui ont pu détecter ou mettre en évidence des malversations, ce qui a quelquefois conduit à la mise sous administration provisoire d’importantes institutions voire à la suppression de leur agrément.
De plus, dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus). Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir là où les risques sont les plus élevés.
A l’évidence, les systèmes de contrôle interne de la majorité des IMF sont perfectibles.
UNION DES MECK A MORONI
Le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une institution de microfinance et fait partie intégrante de son organisation
La direction de l’IMF est responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre les objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne est l’affaire de tous, et en tout premier lieu des opérationnels eux-mêmes, et ce dans tous les processus (achats et frais généraux, opérations de caisse, étude d’un dossier de crédit, recouvrement, trésorerie …)
La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des institutions de microfinance et de leurs agences (risques de fraudes, erreurs, retards, pertes, laxisme…).
Dans une institution de microfinance, la gestion efficace des risques consiste à analyser avec attention toutes les expositions aux risques et à rechercher les moyens pour les réduire.
L’accord de Bâle II classe les risques opérationnels en 7 catégories différentes :
Formation à la gestion des risques en microfinance
1. La première ligne de défense représente la gestion des risques et les contrôles traités par les collaborateurs opérationnels. Ces contrôles de premier niveau sont essentiels, car ils sont immédiats et se réalisent très rapidement après l’opération.
2. La deuxième ligne de défense est réalisée par contrôles effectués par les contrôles permanents (dans le réseau mais aussi dans les services du siège) ou par le Responsable Compliance. Le rôle de ces contrôles est prioritairement de s’assurer de la bonne exécution par la première ligne.
3. La troisième ligne de défense est l’audit interne de l’IMF qui a pour mission d’organiser la fonction des contrôles et de s’assurer de la qualité de la maîtrise des risques par l’institution.
Les deux premières lignes sont organisées par la Direction Générale de l’établissement tandis que la troisième ligne de défense est indépendante et fournit une assurance et des conseils auprès de la Direction Générale et du Conseil d’Administration.
LE SIÈGE DE LA MECK MORONI
En relation avec le client, l’agent crédit s’entretient avec lui, lui explique le crédit, ses caractéristiques et modalités de fonctionnement ainsi que les documents requis pour constituer un dossier de demande de crédit.
L’agent de crédit prépare le dossier crédit puis soumet le dossier de l’emprunteur au superviseur crédit pour validation et recommandations
La tâche de l’agent de crédit consiste à évaluer l’intérêt du crédit pour l’emprunteur et sa capacité ensuite à rembourser ce crédit. Pour ce faire il analyse les documents présentés par les clients, pour un particulier les bulletins de salaire, les revenus, la stabilité de l’emploi… et pour une entreprise il analyse les états financiers, les antécédents de crédit, les biens possédés, les dettes actuelles
L’agent de crédit est qualifié pour évaluer la solvabilité des particuliers ou des entreprises.
L’agent de crédit approuve ou rejette les demandes de prêt en fonction de la politique crédit de son établissement de microfinance.
Il saisit les données permettant le credit scoring,
Il procède à des vérifications de terrain pour valider les informations du client.
Administratif l’agent de crédit constitue le dossier en rassemblant les documents selon la procédure et dans le respect d’une check-list support de l’opération.
Il met à jour le dossier client en cas de changement de statut financier, personnel ou professionnel. Il s’assure de l’éligibilité du client, sur la base de son profil, de ses capacités de remboursement et détermine les garanties qui seront nécessaires.
Il procède à l’évaluation des garanties et à leur enregistrement pour avoir ainsi une force juridique.
.
Un agent de crédit gère un portefeuille de crédits.
En cas de difficulté, impayés, problèmes de recouvrement, il intervient auprès du client pour obtenir les remboursements dus.
L’agent de crédit tente une négociation amiable avec les clients pour restructurer ou modifier leurs prêts, mais il peut aussi engager des procédures judiciaires pour recouvrer la dette si nécessaire.
Les agents de crédit sont des professionnels qui évaluent la solvabilité des particuliers ou des entreprises et décident de leur accorder des prêts ou d’autres formes de crédit
Une formation est indispensable pour devenir un agent de crédit dans une agence de microfinance.
Cette formation permet d’acquérir les connaissances pour la sélection des dossiers, pour bien monter un dossier de crédit, procéder aux vérifications sur le terrain ou encore savoir estimer les garanties.
Aux fonctions de conseils (choix du type de crédit adapté à la clientèle…) s’associent nécessairement des tâches importantes et diversifiés de gestion administrative, (suivi des mises en place, suivi des prêts, suivi des retards…).
Pour un agent de crédit il faut maitriser l’étude du risque en secteur informel,
L'école de la microfinance