CHEF D’AGENCE D’UNE INSTITUTION DE MICROFINANCE FORMATION PROFESSIONNELLE

Objectif de la formation : Assurer la prise de fonction d’un poste de chef d’agences d’une IMF

Assurer la prise de fonction efficace d’un poste de Chef d’agence au sein d’une Institution de Microfinance (IMF) en développant les compétences managériales, commerciales, techniques et de gestion nécessaires à la conduite et à la performance d’une agence.

Le Chef  d’agence en microfinance est le personnage central  pour la réussite d’une institution de microfinance.

Il est à la fois un manager, un commercial et un financier. Son rôle de manager est primordial pour la réussite de l’agence.

Publics concernés :

Les Chefs des agences IMF en prise de fonction

Pré-requis :La promotion interne, après quelques années d’expérience, est la voie d’accès la plus courante pour accéder au poste de Chef  d’agence

2. Objectifs spécifiques de la formation des chefs d’agences de microfinance

• Comprendre le rôle, les responsabilités et les enjeux du poste de chef d’agence dans une IMF.
• Superviser et animer une équipe en mobilisant les techniques de management participatif et de motivation.
• Assurer la gestion opérationnelle et financière de l’agence (suivi du portefeuille, rentabilité, gestion de la trésorerie, conformité).
• Piloter le développement commercial de l’agence et atteindre les objectifs de croissance fixés.
• Veiller au respect des procédures internes et des réglementations en vigueur dans le secteur de la microfinance.
• Développer des compétences en communication, leadership et prise de décision.

3. Programme de la formation des chefs d’agences en microfinance

4. Modalités d’évaluation et de validation

• Évaluation des acquis à l’entrée
• Évaluation des acquisitions au travers des études de cas, jeux de rôle et travaux de groupe
• Évaluation finale par un examen la dernière journée
• Délivrance d’une attestation de formation par l’institution L’école de la Microfinance.

5. Méthodes pédagogiques

Exposés interactifs, études de cas réels, jeux de rôle, ateliers pratiques, co‑développement et simulations de situations de gestion.

L’approche privilégie l’utilisation de cas réels d’agences de microfinance

6. Durée du parcours de formation du Chef d’agence en microfinance :

La formation en présentiel se fait sur la base de journées de 7h. La formation dure deux semaines complètes soit un total de 70 heures.

Option possible : Le parcours du chef  d’agence de microfinance peut se fait en deux périodes : avant la prise de fonction, puis 3 mois après la prise de fonction.

Formations individualisées en e-learning :

Ce service est réservé aux stagiaires se trouvant dans des zones éloignées des centres de formation.

Un entretien individuel avec le stagiaire sert à établir le parcours de formation personnalisé suivant les besoins décelés.
Un module est construit sous la forme suivante : cours, travaux dirigés, études de cas.

Les avantages de la formule e-learning :

• L’apprentissage se fait à domicile sans perte de journées, ni déplacement couteux.
• L’enseignement respecte le rythme de l’apprenant, les supports de cours sont livrés sous forme de livrets par internet au fur et à mesure de l’apprentissage. Chaque cours est accompagné d’un devoir à rendre à la correction. Le devoir est corrigé et l’étudiant reçoit un corrigé personnalisé qui lui permet de s’autoévaluer et de progresser.
• Les thèmes sont centrés sur les besoins réels des apprenants, avec des mises en situation professionnelle.
• L’équipe pédagogique intervient par WhatsApp pour le contact personnalisé avec les étudiants.

La formation du dirigeant d’une Institution de microfinance

L’école de la Microfinance organise à NANTES (France) des formations spécifiques pour les dirigeants des institutions de microfinance DG, DGA et membres du conseil d’Administration).

Une institution de microfinance doit disposer d’un objectif à long terme  et décrire clairement l’ensemble de stratégie et les politiques à mettre en place pour  atteindre sa cible.

La formation est essentielle pour définir et écrire le plan stratégique,    recherche de financements, définition de la politique des crédits, maitrise des risques liés aux activités, le marketing, la comptabilité, la gestion, le développement commercial, le management, …

Il est donc très important, pour le dirigeant ou futur dirigeant, de suivre une formation qui lui permettra de disposer d’une vue globale et d’acquérir des connaissances solides pour bâtir un plan stratégique.

stratégie pour une microfinance

Une Institution de microfinance doit parfaitement se connaitre et connaitre son environnement :

 L’état des lieux doit être établi et comprendre les éléments suivants

• Le PESTEL, l’environnement et l’extérieur.
• Ce que disent les chiffres de l’institution
• L’étude de marché pour connaitre les besoins de la clientèle
• Qui sont nos concurrents et que proposent-ils ?
• Quel est notre positionnement ?
• Notre segmentation correspond-elle au marché ?
• Nos produits et services
• La réglementation et les ratios à respecter.
• Forces, Faiblesses, Menaces, Opportunités
• Le diagnostic

Le dirigeant exécutif d’une Institution de Microfinance établit un plan stratégique avec une cible à atteindre

• Présentation de la stratégie
• Les changements d’orientations
• Un slogan
• Une identité visuelle forte
• Des politiques pour accompagner la stratégie

Pour prendre les bonnes décisions, le dirigeant doit disposer des informations pertinentes sur les activités de l’institution notamment au niveau de l’évaluation des risques des opérations ou encore au niveau des taux de remboursement des crédits par la clientèle.

LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE

• L’ouverture du capital et la transformation de la société
• Le financement pour les 3 années : besoin de xxx
• RH le recrutement et les formations pour accompagner le développement.
• Marketing stratégique, les actions commerciales, le marketing MIX
• L’évolution du réseau et des agences
• La communication, la publicité pour un accroissement de la notoriété
• Les engagements environnementaux et sociétaux
• Le développement de l’offre de crédit
• La collecte de l’épargne
• La création de produits innovants
• Le plan informatique à 3 ans
• Les prévisions chiffrées et les budgets : Des projections sur l’ensemble de la période 2026 2027 2028

Le savoir-être du dirigeant

Le dirigeant doit faire exécuter ses instructions par le personnel à sa disposition.

• Il établit l’organigramme afin d’optimiser l’efficacité du dispositif
• Il anime les comités spécialisés qui sont des aides pour la prise de décision.

le dirigeant a besoin d’un certain charisme et d’un réel sens de la communication.

Pour  parvenir à motiver ses équipes il devra :

• Fournir une explication claire des objectifs du plan stratégique
• Disposer d’une capacité de jugement
• Être capable de négocier
• Répartir le travail en tenant compte des compétences de chacun
• Être attentif et avoir une bonne écoute de son personnel
• Savoir encourager par des paroles et des actes, motiver son équipe
• Savoir mobiliser toute son équipe en fonction des objectifs à atteindre
• Être capable de déléguer
• Mettre en place des contrôles pertinents condition incontournable pour obtenir de l’efficacité.
• Se montrer exemplaire

L’évaluation du dirigeant

Le dirigeant à une mission qui lui a été confiée par le Conseil d’Administration.
Il doit bien sûr être évalué par rapport à sa mission.
Une grille d’évaluation est mise en place en fonction des axes prioritaires du Conseil d’Administration comme par exemple :

• Axe des compétences techniques
• Axe d’efficacité personnelle
• Axe des performances financières obtenues
• Axe des capacités managériales
• Axe de la protection du patrimoine de l’institution
• Axe des relations humaines

L’Ecole de la Microfinance est certifiée QUALIOPI depuis 2021

Comment diriger, administrer, contrôler un établissement de microfinance ?

On attend d’une institution de microfinance qu’elle apporte sa contribution à la croissance locale, qu’elle soutienne la pérennité des micro-entreprises dont elle a favorisée la création.

Les risques de gouvernance

Le risque inhérent à la gouvernance existe  lorsque les administrateurs, le président du CA  désigné parmi les personnes physiques du dit conseil ne possèdent pas toutes les compétences nécessaires pour diriger, administrer et assurer la surveillance adéquate de leur entreprise.

Comment se prennent les décisions ? Les comptes rendus des réunions du CA sont-ils établis ?

Qui  organise, dirige et contrôle les activités ?

La question se pose également chez les mutualistes : Les élus sont-ils suffisamment qualifiés, les directeurs d’une organisation à but non lucratif n’ont pas toujours l’expérience nécessaire pour gérer une institution financière.

On attend d’une institution de microfinance qu’elle apporte sa contribution à la croissance locale, qu’elle soutienne la pérennité des micro-entreprises dont elle a favorisée la création.

Retrouvez la fiche de présentation de la formation à la gouvernance d’une institution de microfinance en cliquant sur le lien ci-après :

http://www.ecole-de-la-microfinance.com/formations-en-banque-et-en-microfinance/gouvernance-et-strategies-des-institutions-de-microfinance/

1 Formation a la gouvernance des institutions de microfinance.

Dans une institution de microfinance qui a le pouvoir de décision ? Et comment s’exerce ce pouvoir de décision ?

La formation à la gouvernance des institutions de microfinance s’adresse aux dirigeants, aux présidents et membres des conseils d’administration de des institutions ainsi qu’aux bailleurs de fonds.

http://www.ecole-de-la-microfinance.com/formations-en-banque-et-en-microfinance/gouvernance-et-strategies-des-institutions-de-microfinance/

Le concept de gouvernance dans une SA de microfinance

Dans les sociétés anonymes de microfinance, on peut dégager des principes de gouvernance dont les objectifs sont de :

• protéger les intérêts des bailleurs de fonds et actionnaires
• assurer une prise de risque judicieuse adaptée à la mission
• vérifier l’intégrité et l’éthique des administrateurs, des dirigeants et des employés de la Banque
• détecter et éviter les conflits d’intérêts
• S’assurer de l’indépendance et de la compétence des administrateurs

Vision et mission :

Un  établissement de microfinance  communique une vision qui permet à tous tant en interne qu’en externe de se positionner,

La vision permet de définir la stratégie et les rôles que chacun aura pour atteindre les objectifs fixés.

Un établissement de microfinance a pour mission d’apporter des services financiers aux particuliers et aux entreprises du secteur formel ou informel n’ayant pas accès aux  établissements financiers classiques.

Pour  permettre à une personne pauvre et souvent sans instruction de générer son propre emploi, l’IMF peut devoir s’occuper de sa formation, de favoriser son installation, éventuellement de l’introduire dans un groupe solidaire….

La mission des IMF est sociale : elle vise à répondre aux besoins de financiers de populations pauvres qui ne peuvent accéder aux banques et établissements financiers classiques.

Et on attend aussi que l’IMF soit bien géré et surtout qu’elle soit pérenne sur le long terme.

Comment parvenir à l’équilibre de ces deux forces qui peuvent sembler si opposées au profit d’une cohérence d’ensemble ?

2 Champ d’application de la gouvernance dans une institution de microfinance

Ainsi définie on voit comme la notion de gouvernance trouve à s’appliquer dans une IMF.

De part sa situation très particulière d’institution pour les pauvres, L’IMF est confrontée à de nombreux défis pour protéger ses actifs et en particulier son fonds de crédit. L’IMF a en effet prioritairement une vocation sociale mais ne peut atteindre ses objectifs humanitaires à long terme qu’en parvenant à être compétitive, et en optimisant ses frais de fonctionnement.

La gouvernance a vocation à s’assurer du respect du projet de l’IMF et de ses orientations stratégiques. La gouvernance de l’IMF analyse chaque décision par rapport aux deux missions contradictoires sociale et financière de l’IMF. Il s’agit d’une veille permanente sur l’équilibre des décisions aux différents niveaux de responsabilité.

Pour légitimer son action, L’IMF doit contrôler qu’à tout moment elle reste en phase avec son objectif social.

 3 Le comité de gouvernance

Le comité de gouvernance d’un établissement de microfinance est constitué   de membres qualifiés et impliqués ayant des compétences dans les domaines de l’action sociale, de la comptabilité et de l’audit.

Les membres du comité ont une grande connaissance des missions et des objectifs de l’IMF. Ils en connaissent les points forts et les points faibles. Ils peuvent poser toutes les questions à la direction

Les  principales  fonctions  du Comité  de la  gouvernance  sont  les  suivantes :

• Rechercher et recommander des  candidats  au conseil d’administration
• Mettre en place un processus d’évaluation de l’efficacité du conseil, du comité et des administrateurs;
• Définir les principes de la gouvernance de l’établissement;
• Superviser les  questions  relatives  à  la  mission et aux valeurs de l’entreprise;
• Écouter et étudier les propositions des actionnaires et recommander au conseil les réponses à donner à ces propositions.
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4 Les conditions de mise en œuvre d’une bonne gouvernance

Quand elle existe, la qualité de la gouvernance est le facteur clé de la performance de l’IMF. Elle concile la liberté d’action des managers avec la nécessité d’une régulation. Cette dualité d’objectifs souvent contradictoires rend nécessaire la mise en œuvre d’une stratégie dynamique et d’une bonne gouvernance.

La difficulté majeure consiste à trouver le juste équilibre entre la direction opérationnelle de l’IMF (qui a un rôle de gestionnaire) et les fonctions du comité de gouvernance (un organe de surveillance). Il est donc nécessaire d’avoir des règles de fonctionnement qui permettent d’atteindre un consensus .Le comité de gouvernance perd sa raison d’être dans le cas où la direction assure la domination du comité.
Le préalable pour la mise en place de la gouvernance consiste à déterminer clairement les rôles et les responsabilités des différents acteurs de l’IMF et à faire le diagnostic de l’impact des décisions de chacun par rapport aux défis à relever.

L’expérience montre qu’il ne saurait y avoir une quelconque gouvernance autrement que par l’application coordonnée de deux stratégies fondamentales :
• une stratégie fondée sur les valeurs : renforcement de l’intégrité institutionnelle par la promotion de pratiques morales et éthiques.
• une stratégie fondée sur les disciplines: gestion budgétaire, réclamation des remboursements aux emprunteurs, rigueur au niveau des frais de fonctionnement.
En traitant de gouvernance d’une IMF, on touche directement à l’organisation des conditions d’exploitation d’un métier financier, à la recherche de se maintenir à long terme, aux relations avec les exigences des bailleurs de fonds et bien sûr aux besoins et difficultés de la clientèle.

La gouvernance doit rapprocher la recherche de performances sociales tout en défendant en permanence une discipline financière à long terme.

5 Pistes pour une gouvernance efficiente

L’objectif d’une gouvernance efficiente est de chercher à améliorer l’efficacité de l’IMF en se donnant les moyens, au travers de l’implication de tous les acteurs recensés :

– de protéger la valeur du portefeuille des crédits et d’empêcher par tous les moyens son érosion,
– de promouvoir l’objectif social de l’IMF en cherchant à créer par le micro crédit, par la formation, par l’accompagnement des autos-emplois de qualité pour l’ensemble des clients.
– de ne pas transiger sur l’objectif d’atteindre chaque année le seuil de rentabilité.
– de contribuer à créer un contexte favorable au développement local et régional.

On peut lister quelques bonnes pratiques de gouvernance pour une IMF :

1. Disposer d’un comité de gouvernance
2. Organiser des délégations de pouvoirs par des chartes connues de tous.
3. Formaliser les relations entre les organes par des conventions
4. Organiser le positionnement des membres, le élus ou membres du Conseil d’administration, les comités la direction de l’IMF, les salariés
5. S’assurer du fonctionnement efficace du conseil d’administration et des comités (crédit, contrôle)
6. Étudier systématiquement toutes les catégories de risques afin d’effectuer les couvertures nécessaires et surtout de les atténuer
7. Instaurer des règles précises pour la communication interne et externe de l’IMF

L’école de la microfinance organise des formations à la gouvernance des établissements de microfinance pour les administrateurs et pour les dirigeants de ces institutions.

L’école de la microfinance organise des formations à la gouvernance des établissements de microfinance pour les administrateurs et pour les dirigeants de ces institutions.

Pour tous renseignements : ecole.de.la.microfinance@gmail.com