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LE PLAN DE MIGRATION INFORMATIQUE POUR UNE BANQUE
LE PLAN DE MIGRATION INFORMATIQUE DE LA BANQUE
Il faut être conscient que pour une banque l’informatique est l’élément central qui conditionne toutes les opérations.
Une migration informatique ne s’improvise pas au risque d’obtenir un désastre.
Attention comme uneIl va falloir une longue et une rigoureuse phase de tests et une formation de qualité pour l’ensemble du personnel.
Pendant la période de la migration, la banque continue à fonctionner en utilisant l’ancien système d’information. En conséquence, il est impératif de définir très précisément le scénario de la migration en faisant la plus grande attention à ne jamais perturber les opérations quotidiennes de la banque.
Comment aborde-t-on un projet d’une telle envergure que représente une migration informatique ?
La date de la migration est fixée à une période stratégique comme un long week-end
La migration se fera si possible à l’occasion d’un week-end prolongé. Pendant la préparation à la migration, les responsables définissent les responsabilités et les rôles de chaque acteur impliqué dans la migration,
Une équipe est désignée pour faire face aux difficultés et imprévus consécutifs à la migration des données.
La durée totale de la préparation à la migration s’étale généralement sur une année complète.
La préparation de la migration est structurée : un maitre d’œuvre, plusieurs groupes projets chargés d’étudier la migration des données et des traitements qu’ils maitrisent parfaitement.
Des comités examinent les dysfonctionnement constatés et proposent des solutions.
Le personnel est préparé à utiliser les nouveaux écrans.
Il faut aussi préciser que le projet de migration ne s’achève pas le jour de la migration mais qu’il sera poursuivi durant 6 à 9 mois après la migration.
30 étapes clés pour une migration réussie
- La nécessité de changer de système d’information
Constater l’inadaptation ou l’impossibilité d’évoluer du système d’information actuel ou encore si l’établissement bancaire appartient à un groupe, constater la nécessité de rendre commun les systèmes d’information pour l’ensemble du groupe.
- Le choix du nouveau système
Choisir le nouveau système d’information en fonction des fonctionnalités bien sûr mais aussi des coûts ou encore de l’obligation de s’adapter aux nombreuses nouvelles réglementations concernant la profession bancaire. Un budget global, incluant la formation du personnel est décidé.
- Un projet stratégique
Décider en Comité Exécutif du choix d’un nouveau logiciel en remplacement d’un système inadapté ou jugé non évolutif. Dès lors la migration est un projet d’entreprise, stratégique et prioritaire qui devra être piloté au plus haut niveau de la banque.
- L’installation du nouveau système d’information
Acquérir et mettre en route du nouveau logiciel, commencer à établir le paramétrage et définir les habilitations (géographiques, hiérarchiques, fonctionnelles…).
- Constituer un Comité de pilotage et une équipe dédiée à la migration
Créer un Comité en charge de la migration. L’équipe dédiée à la migration est constituée d’un pilote de la migration, d’informaticiens et d’experts de la comptabilité, du crédit, des services de traitement (chèques, effets, virements, prélèvements, gestion de portefeuille, cartes bancaires, ordres…) du contrôle de gestion, de la gestion des risques, du marketing….
- Créer des groupes projets
Structurer l’équipe en groupe projets avec à chaque fois désignation d’un responsable du groupe projet. Pour aborder la migration, il faut désigner des responsables par métier et désignés tous les collaborateurs de la banque qui vont être impliqués
- Le pilotage des groupes projets
Investir le pilote de la migration de la totale responsabilité du projet et du pilotage permanent des groupes projets. Il veille au respect scrupuleux du planning et peut être amené à demander des renforts complémentaires.
- Définir la date de bascule
Décider de la date de la migration (le premier jour d’un mois ordinaire de l’année, c’est-à-dire ni une fin de trimestre ni une fin d’année) et on établit le retro planning.
- Bien connaitre l’existant
Recenser l’ensemble des objets de gestion, toutes les éditions informatiques, les écrans mis à disposition
- Certaines fonctionnalités de l’existant seront abandonnées
Abandonner, sur proposition des groupes projets, certaines fonctionnalités de l’ancien système jugées non nécessaires ou peu performantes.
- Les fonctionnalités indispensables n’existant pas dans le futur système
Établir des cahiers des charges pour adapter le nouveau système en cas de fonctionnalités non prévues par le concepteur et jugées indispensables pour la banque ; Valider spécifiquement les accès au SIT, le SEPA (Single Euro Payments Area) en s’appuyant sur la normalisation des échanges interbancaires : utilisation du BIC, de l’IBAN et d’un identifiant du créancier basé sur le SIREN.
- Les référentiels définissant l’établissement
Mettre à jour tous les référentiels et prioritairement la table calendrier, la table de numéros des agences, la table des produits vendus, la tarification, le plan de compte de la banque.
- La communication vers la clientèle
Expliquer aux clients les nouvelles fonctionnalités qui deviennent disponibles. La migration ne doit surtout pas impacter le service à la clientèle, lequel doit continuer comme si de rien n’était.
- La sécurité des connexions dans le nouveau système
Vérifier les écrans mis à disposition de la clientèle via leur connexion Internet ou EBICS. Une attention particulière lors des tests sur le cas de clients qui pourraient accéder aux comptes d’autres personnes, aux droits acquis sur des comptes d’épargne, aux compteurs fiscaux pour les comptes titres, ou encore à l’indisponibilité des comptes des mineurs, des personnes incapables ou des comptes dormants.
- Périodiquement faire le point avec les groupes projets de l’avancement et des difficultés rencontrées
Réunir les groupes projets et dénombrer les taches restant à effectuer. Désigner pour chaque tâche un responsable, et une date de réalisation au plus tard.
- Communiquer en interne
Mobiliser l’ensemble du personnel autour du projet : la migration est un événement qui va générer de nombreux changements organisationnels pour les utilisateurs et va aussi apporter de nouvelles pratiques, de nouveaux documents, probablement des regrets de l’ancien système…La communication sur la migration doit donc être extrêmement bien préparée et faire l’objet d’informations précises durant toute la durée des travaux, tant envers l’encadrement qu’envers l’ensemble du personnel.
- La migration va entrainer une nouvelle organisation
Anticiper les changements issus du nouveau SI qui vont entrainer en particulier la disparition de métiers et de tâches, des modifications de postes. La DRH doit être partie prenante afin de définir un plan global d’évolution des effectifs. De même de nombreuses procédures vont devoir être écrites de nouveau.
- Former l’ensemble du personnel au nouveau système
Choisir le mode de formation interne ou externe ou un panachage avec des relais de formation. Former des formateurs occasionnels.
- Les données et les traitements qui vont être gérés dans le nouveau système
Identifier de la façon la plus précise les traitements et des données qui vont effectivement être migrés, s’interroger en permanence sur les solutions retenues, sur les compétences nouvelles qui devront être acquises pour la maîtrise du système.
- La constitution des données qui seront traitées par le nouveau système
Migrer les données source vers le système d’information cible et à partir de ce moment les traitements seront réalisés en double (en réel avec l’ancien système et en test avec le nouveau système).
- Des traitements en double pendant la phase d’étude
Réaliser des tests dans chacun des groupes projets pour valider la bonne reprise de l’ensemble des données, et des résultats de traitements conformes aux attentes. On vérifie en particulier qu’aucune information n’est perdue dans le nouveau système et que les restitutions sont conformes aux besoins des utilisateurs. Des fiches sont établies en cas de constat d’un écart entre ce qui est attendu et ce qui est recetté.
- Les vérifications des résultats des traitements
Comparer les résultats systématiquement entre les deux systèmes d’information au niveau quotidien, au niveau mensuel et en test sur une fin d’exercice. Les groupes projets établissent des cahiers de recette pour s’assurer que toutes les fonctionnalités sont bien reprises et fonctionnent.
- La formation à l’utilisation du nouveau système pour l’ensemble du personnel
Créer une batterie de test (création d’un client, mise en place d’un crédit, d’une garantie, d’un produit d’épargne.) qui permettront de valider que chaque participant à une action de formation est bien apte à utiliser les futures techniques.
- S’assurer de la fiabilité de la piste d’audit
Vérifier le contrôle de la traçabilité : la piste d’audit permet de vérifier comment le traitement des informations a permis de passer d’un stade à un autre stade. Il décrit les informations financières et non financières concernant les mouvements et les flux à chaque niveau d’exécution des opérations.
- Disposer de postes pour permettre au personnel de s’entrainer
Donner après la formation à chaque personne formée un accès à un équipement sur le nouveau système pour ne pas perdre les bénéfices de la formation.
- Le projet est stratégique : la mobilisation de tous
Préparer le jour de la migration par une mobilisation générale pendant les dernières semaines sous la forme d’un bulletin d’information associant un maximum de collaborateurs de la banque.
- La première bascule à blanc
Effectuer une première bascule à blanc, pour permettre de faire le diagnostic de ce qui s’est bien passé, des anomalies et mettre en place des actions correctives. Cette première bascule est essentiellement technique et permet de bien tester qu’on ne perd pas d’informations en allant vers le système d’information cible.
- La seconde bascule à blanc
La seconde bascule à blanc, qui a lieu généralement un mois après la première, permet de valider le process technique, et de vérifier que toutes les anomalies détectées lors de la première bascule ont bien été corrigées.
- Le temps de résolution des problèmes se réduit considérablement au fur et à mesure qu’on s’approche de la bascule
Préparer le jour de la migration pour que rien ne soit laissé au hasard. Tous les documents issus des nouveaux traitements doivent être validés par les utilisateurs finaux. Toutes les équipes de migration seront sur le pont le jour de la migration et pourront devoir valider immédiatement des traitements réalisés de nuit. Ce sont les derniers contrôles après il sera trop tard.
- L’accompagnement pont-bascule va durer plusieurs mois
Prévoir la création d’une équipe d’accompagnement post bascule afin de répondre aux inévitables questions des utilisateurs et aux anomalies qui ne sont détectées qu’après la bascule.
Le suivi du plan de migration se fait à l’aide d’un diagramme PERT. (où PERT-COST)