MANUEL DE PROCÉDURES DE CONFORMITÉ

 ÉLABORER LE MANUEL DE PROCÉDURES DE CONFORMITÉ

L’École de la microfinance œuvre à la professionnalisation des acteurs du secteur afin de permettre aux institutions de microfinance de mieux comprendre et de répondre efficacement aux exigences en matière de renforcement des contrôles. C’est à travers cette sensibilisation que les institutions de microfinance pourront assurer leur pérennité et favoriser leur développement.

Nous présentons ici très  rapidement le dispositif d’organisation, de contrôle interne et de conformité aux exigences de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la prolifération des armes de destruction massive (LBC/FT/FP).

L’École de la Microfinance organise des formations visant à vous accompagner dans l’élaboration de votre manuel de procédures de conformité.

Il existe au sein de l’institution de microfinance une fonction conformité

Mission principale

• Identifier et évaluer les risques de non-conformité.
• Veiller au respect des textes légaux, réglementaires et des normes internes.
• Conseiller la direction et les équipes opérationnelles.
• Contrôler l’application effective des règles et procédures.

Les moyens

• Fonction conformité dotée d’une indépendance fonctionnelle.
• Accès direct à la direction générale et, le cas échéant, au conseil d’administration.
• Ressources adaptées à la taille, à la complexité et aux activités de l’institution.

Périmètre de la fonction conformité

La fonction conformité couvre l’ensemble des activités visant à assurer le respect, par la banque, des lois, règlements, normes professionnelles et règles internes applicables à ses activités. Son périmètre comprend notamment :

1. Veille réglementaire
   Identifier, analyser et diffuser les évolutions légales et réglementaires applicables au secteur bancaire.

2. Prévention des risques de non-conformité
   Détecter, évaluer et maîtriser les risques de non-respect des obligations réglementaires, déontologiques et internes.

3. Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT)
   Mettre en œuvre les dispositifs de connaissance du client (KYC), de surveillance des opérations et de déclaration des opérations suspectes.

4. Protection de la clientèle
   Veiller au respect des règles de transparence, d’éthique, de protection des données et de bonne conduite vis-à-vis des clients.

5. Contrôle et reporting de conformité
   Réaliser des contrôles de conformité, produire des rapports à destination de la direction et des autorités de supervision.

6. Sensibilisation et formation
   Former et sensibiliser le personnel aux exigences réglementaires et aux bonnes pratiques de conformité.

7. Relations avec les autorités de régulation
   Assurer l’interface avec les autorités de contrôle et répondre à leurs demandes.

En quoi consiste le manuel de procédures de conformité ?

Dans un établissement de microfinance, le manuel de procédures de conformité est un document de référence qui formalise l’ensemble des règles, processus et responsabilités permettant d’assurer le respect des exigences légales, réglementaires et internes. Il constitue un outil essentiel de gouvernance et de maîtrise des risques.

Le manuel de procédures de conformité doit au minimum répondre aux points suivants :

• Organisation de la fonction conformité

  • Positionnement de la fonction conformité

  • Rôles et responsabilités

  • Indépendance et moyens de la fonction

• Gestion du risque de non-conformité

  • Identification et cartographie des risques

  • Évaluation et hiérarchisation des risques

  • Mesures de prévention et de mitigation

• Procédures de conformité

  • Connaissance du client (KYC)

  • Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT)

  • Surveillance des opérations

  • Déclaration des opérations suspectes

  • Gestion des conflits d’intérêts

  • Protection de la clientèle

  • Éthique et déontologie

  • Confidentialité et protection des données

Formation à Douala des Présidents de Conseils d’Administration d’établissement de microfinance.

  Les conditions de banques expliquées aux cadres financiers des entreprises

Renforcez la performance financière des  chargés de clientèle entreprise  en maîtrisant les leviers des conditions bancaires et en optimisant vos relations avec les établissements financiers.

1. Présentation générale

Cette formation  s’adresse aux cadres financiers souhaitant maîtriser les conditions de banque et optimiser la gestion des relations bancaires dans leur entreprise.

Public visé : Chargés de clientèle en banque, Cadres financiers, responsables comptables, trésoriers, contrôleurs de gestion.

Prérequis : Connaissances de base en comptabilité et en gestion financière.

Objectifs pédagogiques

• Comprendre le fonctionnement du système bancaire les relations avec les entreprises, les tarifs des banques.
• Identifier et analyser les différentes conditions bancaires (taux, commissions, agios).
• Savoir lire et interpréter un ticket d’agios.
• Négocier efficacement les conditions bancaires avec les établissements financiers.
• Optimiser la gestion de trésorerie et réduire les coûts bancaires.

2. Programme détaillé

Jour 1 :

• Introduction au système bancaire et à la relation banque-entreprise.
• Les différents types de comptes et les services bancaires.
• Les conditions bancaires : taux d’intérêt, commissions, agios, les frais annexes.
• Lecture et analyse des tickets d’agios : compréhension des bases de facturation et des échelles (dates de valeur).

Jour 2 :

• Négociation des conditions bancaires : préparation, leviers et argumentaires.
• Optimisation de la structure bancaire et du coût global.
• Les conditions bancaires générales, les conditions spécifiques
• Études de cas pratiques : analyse des tickets d’agios relevés, simulation de négociation, la pratique du cash pooling.
• Synthèse, évaluation et plan d’action individuel.

3. Méthodes pédagogiques

• Apports théoriques et échanges interactifs.
• Études de cas réels et analyse de documents de tarification bancaires.
• Simulations de négociation banque-entreprise.
• Supports de formation numériques et tableaux de bord Excel.

4. Modalités d’évaluation

• Quiz de validation des acquis.
• Étude de cas finale et mise en situation.
• Remise d’une attestation de formation à chaque participant.

5. Profil du formateur

Consultant expert en finance d’entreprise et en relations bancaires, disposant de plus de 10 ans d’expérience dans la négociation bancaire, la gestion de trésorerie et l’optimisation financière.

L’arrêté trimestriel d’un  compte professionnel dans une banque

 Pour éviter de payer des agios excessifs, le trésorier de l’entreprise doit maitriser les modalités de calcul utilisées par la banque pour arrêter le compte courant.

Nous apportons ci-dessous quelques éléments permettant de   comprendre comment la banque calcule les agios périodiques sur les comptes courants des entreprises.

1 L’arrêté du compte par la banque entraine une facturation

 Le compte courant n’est pas un service gratuit. Surtout qu’il permet d’obtenir un crédit quand le client est à découvert.

Dans le cadre de la convention signée entre la banque et son client, la banque calcule périodiquement – tous les mois ou tous les trimestres – le montant des  agios correspondant à l’utilisation que le client a fait de son compte courant.

En France, la Banque de France publie tous les trimestres le taux d’usure et les  taux effectifs moyens pratiqués par les établissements de crédit et les sociétés de financement.

Mode de calcul du taux de l’usure selon l’article L 314-6 du Code de la Consommation

Constitue un prêt usuraire tout prêt conventionnel consenti à un taux effectif global qui excède, au moment où il est consenti, de plus du tiers, le taux effectif moyen pratiqué au cours du trimestre précédent par les établissements de crédit et les sociétés de financement pour des opérations de même nature comportant des risques analogues

2 Les intérêts débiteurs :

En fin de période la banque reclasse pour chaque client tous ses mouvements par date de valeur.

Ce reclassement permet d’établir l’échelle du compte du client et de définir le solde en valeur  de chacune des journées.

Le solde du compte ne dure qu’une période. Si le client a des mouvements fait des opérations quotidiennes le solde ne dure qu’une journée.

La banque va donc déterminer jour par jour les périodes où le client est créditeur et dans ce cas il n’y a pas de facturation d’intérêts débiteurs et les périodes où le client est débiteur et dans ce cas les intérêts seront facturés.

Ce calcul, par petite période, se fait par la méthode hambourgeoise  qui consiste à calculer, après chaque opération, le solde en valeur , pour la durée qui sépare l’apparition de ce solde (date de valeur de l’opération l’ayant engendré) de la date de valeur de l’opération suivant.

Conditions de perception des intérêts débiteurs

Pour chaque période débitrice, le banquier détermine des NOMBRES et ce sont ces NOMBRES qui sont facturés.

Modalités du calcul des NOMBRES

Les NOMBRES sont calculés en multipliant le solde de la période par le nombre de jours consécutifs pendant lequel se maintient le solde puis on divise par 100

Taux des intérêts débiteurs

On prend le total des NOMBRES débiteurs et on multiplie par le taux du client que l’on divise par 360.

Si le client a un taux spécifique, c’est le taux spécifique qui s’applique, dans les autres cas c’est le taux des conditions générales qui s’applique..

3 La commission de mouvements .

A l’exception des mouvements exonérés, tous les mouvements débits sont facturés.

Certains clients de grands groupes demandent à payer directement les moyens de paiement qu’ils utilisent (facturation à l’acte et non forfaitaire). Dans ce cas ils ne payent pas de commission de mouvement.

Condition de perception de la commission de mouvements :

Pour effectuer la facturation il faut prendre l’ensemble des mouvements du compte qui ne sont pas exonérés et effectuer le calcul en récupérant la condition du client. Condition spécifique ou en l’absence la condition générale.

 Taux de la commission de mouvements ;

La commission de mouvement est une commission forfaitaire généralement de ¼ pour mille, mais qui peut être négociée par exemple à 1/8 pour mille.

4 Quels sont les mouvements exonérés de la commission de mouvements

Quand le client fait un virement entre deux de ses comptes ouvert dans la même banque, le mouvement est exonéré.

Il en va de même pour le remboursement d’une échéance de crédit à la banque. Le mouvement est exonéré. Également tous les frais pris par la banque sont des mouvements exonérés.

Les mouvements exonérés sont marqués par une codification afin qu’ils ne soient pas cumulés dans le total des mouvements débiteurs.(non addition)

S’il a été oublié d’exonéré un mouvement, une correction est possible. Il faut faire un mouvement sur le compte en notant un code non addition au débit et un code signifiant la soustraction colonne opposé au crédit. Ainsi l’erreur se trouve corrigée.

5 La commission de plus fort découvert

Les découverts importants peuvent gêner la banque car elle devra disposer de trésorerie au moment de décaisser les opérations clients. Les pointes de découvert se situent souvent au 10 de chaque mois où à la fin du mois (paiement des salaires).

La commission de plus fort découvert a pour objet de couvrir les coûts supplémentaires de refinancement par la banque au moment de ces grandes périodes de décaissements.

On identifie le plus fort découvert du client sur l’échelle en valeur d’arrêté du compte.

Condition de perception de la commission de plus fort découvert :

La perception de la commission est plafonnée à 50 % des agios débiteurs perçus pour la même période.

 Taux de la commission de plus fort découvert :

Le taux généralement pratiqué est de  0.05% soit 1/20 du plus fort découvert

6 La commission d’immobilisation

Certains clients sont en permanence à découvert et ne reviennent à flot que rarement.

Ces clients quasi constamment à découvert font prendre un risque à la banque d’incapacité de rembourser. C’est pour ce motif que les banques prennent une commission supplémentaire.

Condition de perception de la commission d’immobilisation  :

découvert constant (en valeur) pendant 45 jours consécutifs

Taux de la commission d’immobilisation :

1,20 % calculé dans les mêmes conditions que les intérêts débiteurs.

7 la commission de dépassement

Cette commission est très différente en ce sens qu’elle ne s’applique pas sur l’échelle du client mais sur les soldes en capitaux.

Un client a un découvert autorisé (en capitaux)  de 100 000

S’il a utilisé plus que son découvert –  par exemple 120 000, il est en dépassement (ici de 20 000)

La commission de dépassement s’applique sur le montant du dépassement. La commission de dépassement est souvent réduite car sa perception peut avoir pour effet que les frais facturés par la banque dépasse le seuil de l’usure.  (calcul du TEG).

Condition de perception de la commission de dépassement :

le client a utilisé plus que son découvert autorisé.

Taux de la commission de dépassement : 2,40 %

8 La récupération des frais divers

Les frais divers sont des frais que la banque a été amenée à avancer pendant la période pour le compte du client. Il peut s’agir de frais de timbres pour l’expédition d’un document, de frais de téléphone…L’agence note au fur et à mesure ces frais sur un fichier de frais ouvert par client. Ces frais seront repris sur une ligne spécifique du ticket d’agios.

Condition de perception :

la banque a avancé des frais pour le compte de son client

S’agissant de frais réels, il n’y a pas de taux à appliquer. En fin de période, l’informatique cumule l’ensemble des frais et indique le montant sur la facturation clients.

9 La commission de gestion

La commission de gestion est une commission fixe qui correspond  au coût du compte

Condition de perception de la commission de gestion:

tous les comtes ayant été débiteurs payent la commission.

Taux de la commission de gestion :

si le client a négocié une commission de gestion spécifique, on prend la condition spécifique, sinon c’est la condition générale qui s’applique.

10 Le calcul du TEG (taux effectif global)

Le montant perçu auprès du client ne peut en aucun cas être supérieur au taux de l’usure fixé par la banque centrale.

Règle de gestion pour le calcul du TEG :

Il faut donc comparer le montant total des agios pris avec le résultat que l’on obtiendrait en calculant les intérêts débiteurs au taux de l’usure.

Il faut faire attention car tous les éléments ci-dessus ne rentrent pas forcement dans le TEG.

Par exemple, il est bien évident que la récupération des frais divers avancés pour le compte du client n’est pas un élément de facturation.

L’ÉCOLE DE LA MICRO-FINANCE est un organisme de formation français spécialisé dans l’enseignement des métiers de la banque.

Il est indispensable, pour faire fonctionner correctement une institution bancaire , de disposer d’un personnel compétent, de cadres et d’administrateurs  qualifiés, capables de gérer les programmes de façon professionnelle.

L’école de la microfinance a été créée par des professionnels de la banque et de la microfinance, dans le but de  professionnaliser  les acteurs du secteur .

L’école de la microfinance est aujourd’hui l’un des principaux organismes  en matière de formations aux métiers de la banque dans les pays francophones.

Les créances irrécouvrables : Les prêts qu’une institution de microfinance passe en perte.

Les établissements de microfinance distinguent comptablement les créances saines, les créances en souffrance,  les engagements douteux et les créances irrécouvrables.

Il n’est pas possible de continuer indéfiniment à conserver des créances en souffrance lesquelles comprennent des créances restructurées et des créances douteuses ou litigieuses.

La question qui se pose est de savoir à partir de quand l’établissement doit décider de passer ces créances compromises en perte.

Les créances irrécouvrables doivent être passées en pertes pour l’intégralité de leur montant.

La totalité des dépréciations antérieurement constituées sur ces créances doit également être reprise .
Les créances irrécouvrables au titre desquelles les droits de l’établissement assujetti ne sont pas éteints font l’objet d’un suivi extra-comptable et ne donnent plus lieu à la comptabilisation d’intérêt

Retrouvez la présentation de la formation à la gestion des risques en microfinance en cliquant sur le lien ci-dessous :

La gestion des risques en microfinance

Il faut nettoyer périodiquement les bilans des prêts qu’on ne pourra pas recouvrer

Le prêt non performant.

Un prêt est non-performant « lorsque le retard de paiement dépasse 90 jours ou lorsqu’il apparaît peu probable, à la suite d’une évaluation, que l’emprunteur rembourse son prêt. »

Néanmoins à ce niveau il existe encore un espoir d’obtenir le remboursement. Le prêt figure donc dans le bilan de la banque parmi les prêts CDL (Contentieux, litigieux, douteux).

La décision de rayer le prêt.

Il arrive un moment où les possibilités de récupérer leurs créances pour les banques sont nulles :

Les entreprises liquidées, les entreprises en grande difficultés du fait de leur manque de performances – Chiffre d’affaires très insuffisant, absence de solvabilité, les entreprises qui n’obtiennent que des résultats insignifiants ou font des pertes, les entreprises n’ayant pas de liquidité…

Au niveau des particuliers insolvables on trouve des clients trop endettés ou surendettés du fait d’un recours excessifs aux crédits à la consommation (réserve d’argent, crédit revolving, emprunt personnel) ou des situations résultant du divorce, de la perte d’emploi, des clients partis à l’étranger ou   toute autre situation personnelle.

Chaque année, la banque a fait l’analyse individuelle de chacun des prêts compromis et a enregistré une provision (c’est-à-dire une diminution de son résultat de l’année) pour tenir compte du risque de défaillance de certains clients.

Une banque ou un établissement de microfinance est handicapée par un pourcentage trop élevé de créances irrécouvrables (les ratios de performance du portefeuille sont diminués) et doit donc périodiquement décider de rayer certains prêts, c’est-à-dire de les sortir du bilan. Il faut noter que ce n’est pas parce qu’elles prennent la décision de rayer les prêts que les procédures de recouvrement sont abandonnées.

Les conséquences de la radiation de créance

La radiation en comptabilité

• C’est une opération interne à la microfinance.
• La créance est retirée de l’actif parce qu’elle est considérée comme irrécouvrable.
• Mais : le client reste débiteur juridiquement.
• La microfinance peut continuer à réclamer le paiement (ou céder la créance à une société de recouvrement).

L’Abandon de créance (remise de dette)

• C’est une décision juridique : la microfinance renonce à son droit de créance.
• Le client est définitivement libéré de la dette.
• Peut intervenir :
  • Dans une procédure de surendettement (plan de redressement, effacement partiel ou total),
  • Par négociation directe entre le client et la microfinance (ex. accord amiable).

C’est au conseil d’administration qu’il appartient de valider le passage en perte, les prêts rayés dégradent le fonds de crédit et peuvent entrainer la disparition de l’établissement.

C’est au Conseil d’administration de la banque ou de l’établissement de microfinance qu’il appartient de valider la proposition de la Direction de passer des créances irrécouvrables en pertes.

Pour prendre sa décision, le Conseil d’Administration s’appuie sur une documentation qui explique la raison de l’incapacité d’obtenir le remboursement des prêts auprès des emprunteurs.

La dégradation de la situation économique:  les entreprises peuvent être victimes d’un marché qui se rétrécit, de la défaillance des entreprises partenaires, d’un manque d’adaptabilité de leur organisation, de n’avoir pas su diversifier leurs marchés et leurs activités…

Une analyse sans concession des causes du non remboursement doit avoir été effectuée par le contrôle interne.

Les crédits ont été octroyés après avoir réalisé une étude du dossier, en ayant une bonne connaissance de l’emprunteur. Aussi il faut se poser la question sur ce qui aurait dû être anticipé pour refuser le crédit à l’époque.

Un retournement de marché n’était certes pas toujours prévisible

L’établissement  a pu faire des crédits à des activités qu’on savait à risque. Dans ce cas c’est l’appétence au risque de la banque ou de la microfinance qui est en cause.

Il y a aussi des dossiers crédits qui présentent toutes les qualités souhaitables. Et pourtant il n’y a pas de remboursement. Dans ce cas il faut enquêter pour savoir si ces dossiers correspondent à tous les agents de crédits où à certains d’entre eux.

Il peut se faire que les compétences risques de l’agent de crédit soient insuffisantes.

Il peut aussi apparaitre que l’agent de crédit a sciemment cherché à favoriser un client au détriment de la banque. Dans ce cas il s’agit d’une faute professionnelle.

La formation RISQUES des agents a-t-elle été effectuée correctement

La formation risque doit amener une culture risque dans l’agence bancaire. Elle s’approfondie sans cesse pour mieux comprendre l’environnement économique de l’entreprise et d’être ainsi en mesure d’évaluer objectivement le niveau de risque présenté. La direction de l’établissement a pour mission de développer l’expertise risque chez chaque commercial, chez chaque agent de crédit pour prévenir les mauvais risques afin que chacun sache conduire une analyse financière de l’entreprise et puisse – après avoir porté un jugement avisé sur l’objet du financement et sur l’entrepreneur – proposer les modes de financement adaptés à la situation.

Le risque-client n’est pas une fatalité, il faut prendre conscience des facteurs de risques et toujours se former pour être plus performant dans l’analyse du risque.

Il est bien évident par exemple que le crédit conso en accordant de crédits personnels aux particuliers pour l’acquisition d’auto neuves, projet de vacances, crédit travaux ou prêt rénovation entraine des risques spécifiques. …ce qui a contribué à la hausse du nombre d’individus en surendettement ou fichés FICP Banque de France.

 Un problème de gouvernance ?

Dans les petites structures il est fréquent que la décision d’octroi des prêts soit réalisée par le Comité des Crédits, émanation du Conseil d’Administration.

Cette situation peut créer alors un véritable problème de gouvernance car la direction de l’établissement qui n’a pas le pouvoir de décision des crédits, ne peut être responsable des non-remboursements. Ainsi on déresponsabilise la direction.

Prenons l’exemple d’une structure mutualiste des producteurs de bananes. Ce sont les élus qui siègent au Conseil d’Administration.  Ils auront tendance à faciliter l’octroi de crédits   s’ils sont sollicités par leurs électeurs.

On rappelle ici le rôle du Comité des Crédits :

Son rôle est de superviser la qualité du portefeuille, de valider le respect des politiques de crédit et les règlements en vigueur.

Le comité des crédits a une position essentielle dans le dispositif d’octroi des crédits et la rigueur de cette commission est indispensable pour assurer la pérennité et le développement de la banque ou de la microfinance.

1 Il décide de la politique d’octroi des crédits

2 Il fait des propositions pour l’amélioration de l’étude du risque.