LE CONTRÔLE COMPTABLE DANS UNE BANQUE

Le contrôle interne dans la banque

Le contrôle   interne se définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise des états financiers de la banque

Le contrôle interne bancaire   consiste à vérifier l’ensemble des opérations et des procédures de la banque pour lui apporter une meilleure efficacité, de la fiabilité et s’assurer de la conformité aux lois et aux règlements.

Les règlements des banques centrales définissent le contrôle interne dans les établissements financiers et précisent les règles minimales   que les établissements assujettis doivent mettre en œuvre.

Les contrôles internes ont pour objet de protéger la banque par rapport à des risques identifiés qu’elle a identifiés :

• La mise en sécurité des pièces et documents justificatifs des enregistrements comptables ;
• La pertinence du système d’information et l’opérationnalité du plan de back-up ;
• La protection des actifs : par la mise sur pied de mécanismes de protection du patrimoine de l’entreprise ;
• La conformité des opérations de l’organisation et des procédures internes aux lois, règlements, normes et usages professionnels et déontologiques, ainsi qu’aux orientations des organes délibérant et exécutif
• L’amélioration de l’efficacité opérationnelle : par l’optimisation des processus internes ;
• La prévention des erreurs et des fraudes : par la mise en place de mécanismes de contrôle et de surveillance appropriés
• La fiabilité de l’information comptable et financière : depuis la saisie jusqu’à la restitution, ,

La direction a une responsabilité fondamentale par rapport à l’élaboration et au maintien d’un contrôle   interne efficace.

Le contrôle   interne est une clé de la performance d’un établissement bancaire parce que dans une banque ou dans un établissement de microfinance tout est comptable tant en agence que dans les services du siège.

La Direction Générale a la responsabilité finale de la qualité des états périodiques remontés à la banque centrale et de l’image de marque de l’établissement. Elle a besoin d’un bon fonctionnement du contrôle  interne pour atteindre ses objectifs.

La cartographie des risques comptables

Parmi les risques identifiés, les risques liés à la comptabilisation des opérations et à la présentation de documents sincères sont probablement les activités les plus délicates à contrôler.

La maîtrise du contrôle comptable interne repose sur la maîtrise de la cartographie des risques liés aux comptes et le fait de pouvoir mettre des procédures comptables claires qui permettent de limiter les conséquences liées aux différents risques.

La cartographie des risques doit être exhaustive et précise c’est-à-dire qu’elle couvre, «de bout en bout », l’ensemble des processus comptables présents dans la banque dans le cadre de ses activités. La piste d’audit doit ainsi pouvoir être descendu et remontée sans discontinuité.

• Tous les postes du bilan d’une banque ou d’une microfinance doivent pouvoir être justifiés  soit par une décomposition de compte, soit par un inventaire soit par un état de rapprochement.

La cartographie des risques comptables est formalisée sous une forme structurée et synthétique

La cartographie est évolutive et les risques doivent être réévalués périodiquement en particulier lors de chaque changement organisationnel ou lors de la mise en place de nouveaux applicatifs informatiques.

Les objectifs du contrôle comptable interne

Les objectifs du contrôle comptable interne sont d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information :

• Assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ;
• Assurer l’application des procédures et instructions en particulier les instructions de la banque centrale   en vue d’améliorer les performances de la banque ou de la microfinance.
• Être vigilant et réactif car des risques comptables improbables peuvent aussi causer des anomalies importantes notamment après des traitements informatiques.

Le rôle du contrôleur comptable

Le contrôleur comptable dans une banque ou une microfinance a obligatoirement une vision transversale de son établissement.

Il a besoin de savoir créer une requête informatique de type easytrieve ou SQL afin de pouvoir lancer des vérifications directement sur les fichiers informatiques.

Sa mission peut alors être présentée de la façon suivante :

1. S’assurer que les procédures, les habilitations, les contrôles quatre yeux,  et les limites fixées par la direction générale  en matière de risques sont strictement respectées ;
2. Veiller à la fiabilité de l’information comptable et financière, depuis la saisie jusqu’à la restitution, l’évaluation périodique, la mise en sécurité des pièces et documents justificatifs des enregistrements comptables.
3. S’assurer de la pertinence du système d’informations et vérifier très précisément l’opérationnalité du plan de back-up, que des fichiers ne peuvent être enregistrés en double, que les résultats obtenus des traitements sont strictement identiques aux calculs de vérification…
4. Vérifier que les opérations comptabilisées sont conformes aux dispositions légales et réglementaires.

Améliorer la qualité du contrôle interne en banque

C’est souvent le contrôle comptable interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme…

Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.

La majorité des dysfonctionnements auxquels sont confrontés les banques sont détectés par le contrôle comptable interne ou par les auditeurs internes.

QUALIOPI + AF

Le contrôle interne dans   un établissement de microfinance

Les établissements de microfinance à l’instar des banques doivent établir une cartographie de leurs risques afin d’identifier tous les risques auxquels leur établissement doit fait face, d’évaluer ces risques , de les mesurer et de les maitriser.

Introduction au contrôle interne

Une  Institution de Micro-Finance (IMF) reçoit des dépôts  de ses clients, met en place des crédits,  suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes…

Pour limiter ces risques, les IMF mettent en place un système de contrôle  lequel constitue  une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un  fondement incontournable pour un  fonctionnement sûr et prudent de l’institution.

Pour la zone Afrique Centrale, selon  les règlements CEMAC / COBAC, relatif aux conditions d’activité des établissements de microfinance, les institutions de microfinance sont tenues de se doter de la structure minimale de contrôle constituée de :une fonction audit interne, un ou deux commissaires aux comptes. Les institutions de microfinance mutualistes doivent être en outre dotées d’un organe de contrôle.

Document de référence :  Règlement N°01/02/CEMAC/COBAC relatif aux conditions d’exercice et de contrôle de l’activité de microfinance dans la zone CEMAC

Suivez le lien ci-après pour accéder directement à  la présentation de la formation au contrôle interne :

le contrôle interne en microfinance

 Le rôle du  contrôle interne est de  :

– vérifier la conformité des opérations , de l’organisation et des procédures internes à la réglementation en vigueur, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations de l’organe exécutif ;

– vérifier le respect des limites fixées en matière de prise de risques, notamment pour les crédits à la clientèle et les opérations avec d’autres établissements de crédit ;

– veiller à la qualité de l’information comptable et financière, en particulier aux conditions de conservation et de disponibilité de cette information. (source COBAC)

Le  système de contrôle interne fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous  les niveaux de l’institution, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections.

Des insuffisances très fréquentes dans les dispositifs de contrôle interne

Du fait de leur  origine sociale, les institution de microfinance , ont tardé à se doter de systèmes de contrôles rigoureux comparables à ceux des banques. Le contrôle est plutôt apparu consécutivement à la découverte d’erreurs ou de fraudes ou à la suite de missions de l’autorité nationale en charge du contrôle des IMF. La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des IMF.

Pourtant c’est bien le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.   Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des IMF sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs. Il  arrive parfois  des situations où ce sont les autorités en charge du suivi des IMF qui ont pu détecter ou mettre en évidence des malversations, ce qui a quelquefois conduit à la faillite ou la mise sous administration provisoire d’importantes institutions.

De plus, dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus),  Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir la où les risques sont les plus élevés.

A l’évidence,  les systèmes de contrôle interne de la majorité des  IMF  sont perfectibles.

 Une institution de microfinance  a besoin d’un dispositif  de contrôle   permanent et fiable.

Le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une entreprise et fait partie intégrante de son organisation

La direction de l’entreprise est responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre les objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne est l’affaire de tous, et en tout premier lieu des opérationnels eux-mêmes, et ce dans tous les processus (achats et frais généraux , opérations de caisse, étude d’un dossier de crédit, recouvrement, trésorerie …..)

La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des institutions de microfinance et de leurs agences (risques de fraudes, erreurs, retards, pertes, laxisme…).

Dans une institution de microfinance, la gestion efficace des risques consiste à analyser avec attention toutes les expositions aux risques et à rechercher les moyens  pour les réduire.

On note 3 niveaux complémentaires de contrôle :

1. L’auto contrôle du titulaire du poste
2. Le contrôle interne
3. Le contrôle externe

1 L’auto contrôle du titulaire du  poste

Le premier contrôle reste bien de s’assurer de l’auto contrôle du titulaire du poste qui doit vérifier ses propres opérations, faire ses ajustements périodiques, ne clôturer une  caisse  qu’une fois qu’il s’est assuré qu’il n’y avait pas d’erreurs.

2 Le contrôle interne : le contrôle de premier niveau par le hiérarchique

Le contrôle de premier niveau est effectué par le hiérarchique de l’agent.

Cela fait partie intégrante de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer de la qualité du travail de son subordonné.

3 Le contrôle interne : le contrôle par le contrôleur interne

Le contrôle de second niveau est un dispositif de l’institution de microfinance, défini et mis en œuvre sous la responsabilité de la direction générale , qui  contribue à la prévention des risques

Il est effectué par un contrôleur interne indépendant du hiérarchique

Les contrôles en agence porteront prioritairement sur :

1. La qualité des contrôles de premier niveau
2. Le contrôle de conformité des ouvertures de comptes
3. La qualité des dossiers de demande de crédit
4. La vérification des existants (caisse, caisse GAB, cartes, chèques…)
5. La maitrise des opérations suspectes au sens du blanchiment et de la lutte contre l’argent du terrorisme.
6. La sécurité de l’archivage quotidien
7. La sécurité des accès et la surveillance des locaux